Umiejętność skutecznego zarządzania czasem jest w dzisiejszym świecie niezbędna. Osoby, których praca związana jest z realizacją konkretnych zadań w nienormowanym czasie dokładają wszelkich starań, aby tę sztukę opanować do perfekcji. Wiedzą bowiem doskonale, że od odpowiedniego zorganizowania dnia zależy skuteczność i efektywność ich działań. Tymczasem warto zdać sobie sprawę, że umiejętność odpowiedniej organizacji czasu przydaje się wszystkim.
Każdy z nas na pewno kojarzy osoby wiecznie narzekające na brak czasu. Są nieustannie zabiegane i sfrustrowane, że mimo ciągłego działania osiągają mizerne efekty. Nie mają czasu na odpoczynek, rodzinę, zdrowie, ani nawet na pracę. Odnoszą wrażenie, że ich doba niewyobrażalnie się skraca i nie wiedzą, co leży u podstaw ich problemów. Jeżeli więc też jesteś jedną z takich osób, może warto usiąść na chwilę, wyciszyć się i zgłębiając w spokoju lekturę artykułu przeanalizować elementy, które mogą przyczyniać się do tego problemu. A mogą to być między innymi:
- Odwlekanie, czyli świadome lub nawykowe odkładanie na później zadań, których wykonywać nie lubimy. Odwlekanie wynika często z naszego słabego charakteru, a jego skutkiem jest gromadzenie się zadań nieprzyjemnych, które powinny być zrealizowane od razu. Powoduje to konieczność wykonania wielu nielubianych zadań naraz, co wzmaga nasz niepokój i stres.
- Perfekcjonizm, czyli wynik strachu przed porażką. Marnujemy czas, niepotrzebnie doprowadzając zadanie do perfekcji, ponieważ boimy się negatywnej opinii innych. Unicestwiamy przy tym swą spontaniczność i kreatywność, stając się bezwolnymi, sfrustrowanymi i zabieganymi robotami. Nie zdajemy sobie przy tym sprawy, że przez zbytnią drobiazgowość nawet najprostsze zadania stają się często dla nas nie do udźwignięcia.
- Pracoholizm, czyli uzależnienie od pracy. Pracoholicy to ludzie, którzy nie potrafią odpoczywać, a wszystkie planowane i realizowane przez nich zadania związane są z pracą. Nie odczuwają przy tym żadnej przyjemności z tytułu wykonywanych przez siebie działań. Nie mogą obejść się bez pracy niezależnie od tego, jak szkodliwe jest to dla ich zdrowia. W przeciwieństwie do entuzjastów pracy (osób ciężko pracujących) są mniej wydajni, ponieważ nie wiedzą kiedy mogą przerwać, aby zająć się czymś innym.
- Inne specyficzne nawyki codzienne, które powodują, że czas jest przeszkodą w dążeniu do celu:
- Ciągły przymus do wykonywania jakiejś czynności
- Poczucie presji czasu
- Agresja i intensywne popędy
- Zamiłowanie do współzawodnictwa, ambicja
- Niezmienna punktualność
- Zdecydowanie
Jakie zatem działania podjąć na początek, aby w mądry sposób, po kolei, zacząć uczyć się panowania nad swym czasem?
- Przede wszystkim powinieneś zdać sobie sprawę, że planowanie i umiejętność zarządzania czasem to nawyk. Dlatego tak samo, jak w przypadku innych nawyków, także i jego nauka będzie wymagała wysiłku. Na początku wszystkie działania trzeba będzie wykonywać świadomie, będą wydawały się śmieszne i nienaturalne. Z czasem jednak staną się naszą „drugą naturą”, a my będziemy dumni, że wypracowaliśmy w sobie nowy, bardzo pożyteczny nawyk.
- Kup kalendarz. Posiadanie kalendarza to niezbędna podstawa skutecznego planowania i „ujarzmiania” czasu. Gdy rozpiszesz wszystkie swoje działania co do godziny, zdasz sobie sprawę, ile tak naprawdę czasu marnujesz. Zaznacz na czerwono ten „jałowy” czas i zacznij wypełniać go konkretnymi zadaniami.
- Twórz listę zadań. Lista zadań jest zbiorem działań, które prowadzą do realizacji konkretnego celu. Aby skutecznie stworzyć taką listę musimy dysponować takimi informacjami, jak:
- Zadania, czyli zbiór czynności do wykonania
- Określony czas na każde zadanie
- Termin zakończenia realizacji zadania
- Wszystkie środki potrzebne do realizacji zadania
- Dziel zadania i ustalaj ich hierarchię. Możesz to uczynić stosując tzw. Matrycę Eisenhowera (od nazwiska prezydenta Stanów Zjednoczonych, który jest autorem tego rozwiązania), dzieląc zadania na:
- Ważne i pilne – np. niezbędna wizyta u lekarza, od której zależy Twoje zdrowie
- Ważne i niepilne – np. spacer z rodziną, który skutecznie wpłynie na poprawę relacji z najbliższymi
- Nieważne, ale pilne – czyli niektóre towarzyskie spotkania
- Nieważne i niepilne – np. śledzenie towarzyskich portali czy lektura kolorowych pism
Pamiętaj też, aby rozpoczynać pracę od zadań ważnych, bo w przeciwnym razie zostaniesz zasypany stertą zadań pilnych, które (jak np. spotkanie z koleżanką) ważne być nie muszą.
- Twórz mapy myśli. Zadania pozornie nie do zrealizowania dziel na zadania mniejsze, a te na jeszcze drobniejsze elementy. Ustalisz w ten sposób koncepcje realizacji swego przedsięwzięcia i dostrzeżesz możliwość jego wykonania.
- Skutecznie planuj każdy dzień biorąc pod uwagę:
- Regułę 60:40 – planuj 60% czasu, a 40% pozostaw na niespodziewane zdarzenia
- Krzywą wydajności – czyli porę dnia, w której najbardziej efektywnie wykonujesz swoje zadania
- Czas na odpoczynek, relaks, sen czy aktywność fizyczną
- Niezrealizowane zadania z poprzednich dni (które z czasem z niepilnych stają się pilne)
Popularne przysłowie mówi, że „czas to pieniądz”. Jest w tym oczywiście wiele prawdy, ponieważ umiejętnie zarządzając czasem jesteśmy w stanie bardziej efektywnie wykonywać swoją pracę zarobkową. Warto również zdawać sobie sprawę z faktu, że czas, w przeciwieństwie do pieniędzy, jest dobrem nieodnawialnym. Straconego czasu nikt nam nie wróci i to tylko od nas zależy, czy nauczymy się nim efektywnie zarządzać, czy pozwolimy, by „przeciekał nam przez palce”. Czy zmobilizujemy się i wdrożymy w swe życie nowy nawyk, czy pozostaniemy wiecznie zabieganymi istotami, nie mającymi czasu ani na pracę, ani na pielęgnowanie innych ważnych sfer swego życia – zdrowia czy relacji z rodziną.
 |
Autor artykułu Artykuł został opracowany przez firmę AVENHANSEN Sp. z o. o. działającą w branży szkoleń oraz doradztwa biznesowego nieprzerwanie od 2007 roku |
Polecany poradnik - zawiera wzory i przykłady
Zobacz spis treści (PDF)
Pisanie prac: licencjackich, inżynierskich, magisterskich, doktorskich,
na studiach podyplomowych (EBOOK)
