Opublikowano

Druki kadrowe, czyli papierowy sposób na realne zwiększenie efektywności pracy biura

Urlopy, zwolnienia lekarskie, monitorowanie obecności pracowników w miejscu pracy… Każda z tych kwestii wymaga odpowiedniego podejścia działu kadr, by w biurze, urzędzie czy innym przedsiębiorstwie nie zapanował nie porządek. Istnieją oczywiście systemy elektroniczne, ale mają swoje ograniczenia, dlatego wciąż w bardzo wielu miejscach stosuje się różnego rodzaju druki biurowe, by zachować efektywność pracy danej placówki. Czym są, jak wpływają na pracę, dlaczego warto się nimi posługiwać?

Indywidualna karta czasu pracy pracownika

Bardzo ważnym drukiem kadrowym jest karta czasu pracy. Każdy pracownik, który przychodzi do swojego miejsca czy zakładu pracy, wpisuje, zazwyczaj na koniec miesiąca, ilość przepracowanych godzin. Dlaczego monitorowanie czasu pracy jest ważne?

Z wielu powodów – gdy praca jest opłacana godzinowo, nie etatowo, ilość przepracowanego czasu ma wpływ na wypłatę pracownika. W interesie pracodawcy, jak i pracownika, jest więc monitorowanie czasu pracy (czemu służy indywidualna karta czasu pracy pracownika), by uzyskać właściwą sumę pieniędzy za przepracowany czas.

To może brzmieć bardzo banalnie, ale jest bardzo problematyczne, gdy czas pracy rozmija się z jakiegoś powodu z zarobkami przy wypłacaniu pensji. Druki tego typu ułatwiają funkcjonowanie całego zakładu pracy czy biura lub innego przedsiębiorstwa i upewniają tak pracodawcę, jak i pracownika, że praca wykonana została uczciwie, a zarobki zgadzają się z ilością przepracowanych godzin.

Listy obecności i karty urlopowe

Lista obecności jest drukiem, który podpisują pracownicy przychodzący do miejsca pracy czy zakładu produkcyjnego, częściej jednak w tym drugim przypadku. Lista obecności inaczej niż indywidualna karta czasu pracy pracownika jest podpisywana przez wchodzących pracowników bądź robotników każdego dnia, nie zaś pod koniec miesiąca jak listę indywidualną.

Ta czynność ma proste znaczenie – pracodawca ma natychmiastowy wgląd w to, kto przyszedł na czas do zakładu czy biura, kto się spóźnił, a kto nie dotarł. Liczba pracowników danego dnia ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego zakładu, pracodawca musi więc tak nim zarządzać na podstawie między innymi listy obecności, by poradzić sobie z nagłymi nieobecnościami swoich pracowników.

Innymi drukami kadrowymi są oczywiście karty urlopowe, które są przygotowywane zazwyczaj wcześniej, by pracodawca mógł przygotować się na zapowiedziane nieobecności (urlop i zwolnienia lekarskie) składu osobowego w zakładzie, biurze czy innym przedsiębiorstwie.

Druki kadrowe, czyli papierowy sposób na realne zwiększenie efektywności pracy biura

Pozostałe druki kadrowe i ich zastosowanie

Prócz list obecności, ogólnych i indywidualnych, a także kart urlopowych potrzebne są także inne druki. Należą do nich między innymi:

  • miesięczne, kwartalne i roczne ewidencje czasu;
  • wnioski urlopowe;
  • przepustki jednorazowe;
  • polecenia wyjazdów służbowych;
  • świadectwa pracy;
  • umowy o pracę;
  • umowy zlecenia;
  • umowy o dzieło i wiele innych.

Każda z wyżej wymienionych dokumentacja pokrywa zapotrzebowanie pracodawcy na jasne określenie sytuacji panującej w miejscu pracy. Kto jest zatrudniony, na ile godzin dziennie, na jaki czas, na podstawie jakiej umowy i tak dalej. Kadry muszą nieustannie uzupełniać każdą zmianę nie tylko w celu utrzymania efektywności funkcjonowania miejsca pracy, ale również ze względu na określone przepisy czy wewnętrzne regulaminy przedsiębiorstwa. Warto więc zaopatrzyć się w uprzednio przygotowane druki kadrowe, by nie musieć sporządzać i drukować ich samodzielnie!

Polecany poradnik - zawiera wzory i przykłady
Zobacz spis treści (PDF)

Pisanie prac: licencjackich, inżynierskich, magisterskich, doktorskich,
na studiach podyplomowych (EBOOK)